Advanced Network Technologies (ANT)

Что такое ARIS Business Process Management Portal
Для чего нужен ARIS Business Process Management Portal
Как работает ARIS Business Process Management Portal

Что такое ARIS Business Process Management Portal

Концепция управления бизнес-процессами связана с выполнением проектов, направленных на оптимизацию сквозных процессов. Она также имеет отношение к текущей управленческой практике, сфокусированной на непрерывном управлении и совершенствовании сквозных процессов. В обоих случаях необходимо описывать процессы, повышать их прозрачность и доводить до сведения всех сотрудников компании. Внедрение процессного портала - лучший путь создания эффективной и постоянной основы для управления бизнес-процессами.
ARIS BPM Portal (Process Portal) - это дополнительный настраиваемый программный продукт, входящий в состав платформы управления бизнес-процессами ARIS, расширяющий ее возможности функциональностью, предназначенной для внедрения процессного портала. Process Portal поддерживает публикацию графической и текстовой информации в интранет или Интернет и обладает большим количеством опций и функциональных возможностей по сравнению со стандартным ARIS Web Publisher. Он использует преимущества средств моделирования ARIS и дополняет их мощным web-сайтом c собственными базами данных, работающими в режиме реального времени. В частности, в Process Portal есть развитые средства доступа, навигации, управления изменениями и администрирования, такие как:

расширенное управление доступом;
персонифицированные панели сообщений;
архивы версий диаграмм;
запись предложений по изменениям;
изменение маршрутизации для проверок и утверждений;
средства подготовки отчетности.

Для чего нужен ARIS Business Process Management Portal

Область применения
Process Portal - идеальное средство для предприятий, желающих продолжать работать после завершения первых проектов по оптимизации бизнес-процессов. Таким компаниям необходимо построить инфраструктуры управления процессами и процедуры, поддерживающие частные или общие усилия сотрудников предприятия по совершенствованию бизнес-процессов (BPM) и управлению ими в течение всего жизненного цикла.
Process Portal позволяет быстро найти ответы на такие вопросы:

что должно быть сделано для поставки продуктов или оказания услуг?
кто за это отвечает?
какие ресурсы здесь необходимы?

Поэтому Process Portal может использоваться предприятиями, желающими:

повысить осведомленность сотрудников о процессах;
эффективно распределить рабочие процедуры;
создать процессно-ориентированную систему управления качеством;
разработать развитые системы управления процессами.

Преимущества
Process Portal, в отличие от Web Publisher, позволяет не только просматривать модели бизнес-процессов, но и содержит мощные инструменты для активной работы над улучшением процессов - средства для внесения предложений по изменениям процессов, их коллективного обсуждения, принятия или отклонения, и утверждения принятых решений. При помощи Process Portal сотрудники предприятия могут вести такую работу с моделями бизнес-процессов и сопутствующими документами на протяжении всего жизненного цикла процессов, а также четко определять ответственность и полномочия конкретных сотрудников при работе над предполагаемыми улучшениями. Используя инструментарий Process Portal, предприятие может целенаправленно работать над улучшением качества, что является необходимым условием для прохождения сертификации по ISO 9000.
Process Portal делает карты процессов доступными для всех менеджеров и служащих компании в гибком и дружественном для пользователя интерфейсе. В частности, Process Portal:

дает интегрированный обзор всех бизнес-процессов компании, сотрудников, программных продуктов и данных;
обеспечивает легкий доступ к самым последним рабочим процедурам и документам;
повышает информированность о процессах;
углубляет культуру управления бизнес-процессами;
делает прозрачными комплексные структуры;
упрощает оценку сквозных процессов
эффективно распределяет работы для создания процессно-ориентированной системы управления качеством.

Process Portal также ускоряет оценку влияния изменений и сокращает полное время цикла организационных изменений. В краткосрочной перспективе просмотр автоматизированных оповещений, напоминаний и отслеживаний позволяет избегать "узких мест" при общем обзоре ситуации и принятии решений. В долгосрочной перспективе благодаря простой технике подачи предложений об изменениях сотрудники предприятия оказываются активно вовлеченными в процесс управления. Также повышается вероятность работы сотрудников над непрерывным совершенствованием процессов, так как:

поощряются предложения сотрудников, поэтому они охотнее предлагают улучшения;
поддержка Process Portal приносит чувство сопричастности и собственности;
достигается лучшее соответствие процессов повседневной практике работы.

Как работает ARIS Business Process Management Portal

Средства навигации
Можно определить разные опции доступа к содержанию Process Portal. Например, общая и не конфиденциальная информация может быть доступна всем пользователям. В то же время, более конфиденциальная информация и расширенные функции могут быть доступны только зарегистрированным пользователям с расширенными привилегиями. Они должны быть зарегистрированы для получения имени и пароля для доступа к Process Portal. Доступ к определенной функциональности или заданиям может быть открыт или закрыт для отдельных пользователей или групп пользователей путем присвоения им соответствующих ролей или заданий, связанных с:

инспектированием персонифицированных панелей сообщений;
поиском документов и доступа к документам при помощи идентификаторов;
поиска документов и доступа к документам при помощи дерева доступа;
доступа к документам через списки "персонально любимых" документов;
обзора оповещений об измененных документов;
обзора истории документов;
поиска документов при помощи ключевых слов и других критериев;
запуска отчетов в режиме он-лайн и доступа к отчетам в режиме офф-лайн.

Функциональность, связанная с управлением изменениями
Не существует визуального или текстового документа, остающегося неизменным в течение долгого времени. Процедуры и рабочие инструкции должны время от времени меняться для того, чтобы отображать изменения в организационных структурах, в распределении ответственности, в процессах и технологиях. Иногда процедуры и формы должны просто улучшаться. В любом случае каждый документ проходит свой жизненный цикл, поддерживаемый средствами Process Portal.
Любое изменение начинается с предложений об изменениях, поданных пользователями. Пользователи видят все другие запросы, поэтому снижается вероятность избыточности предлагаемых изменений. Каждое предложение об изменениях записывается и оценивается его администратором. Утвержденное предложение об изменениях используется в качестве основы для внесения изменений в документ среды ARIS. Измененный документ последовательно маршрутизируется по пути в системе workflow для окончательного утверждения. В конце-концов предыдущая версия замещается новой и становится доступной всем авторизованным пользователям. Process Portal упрощает проведение изменений при помощи:

записи предложений об изменениях и оповещение о появлении таких предложений;
механизма принятия / отказа / задержки;
поддержки полной истории проведения изменений;
заранее собранных под конкретный случай участников workflow по проведению изменений;
временных ограничений;
пересмотра статуса workflow;
полной истории workflow по проведению изменений.

Средства администрирования
При помощи средств администрирования определяются роли пользователей, групп пользователей, права доступа и операционные привилегии. В Process Portal существует заранее определенный набор ролей пользователей. Тем не менее, они могут быть расширены и сильно модифицированы в зависимости от потребностей предприятия. Уникальной отличительной чертой Process Portal является ограничение доступа к значениям атрибутов диаграмм и объектов ARIS. Некоторым пользователям, например, менеджерам, могут предоставляться права доступа к атрибутам с данными по затратам или оборотам. Другие, рядовые пользователи не будут видеть эти данные.

Архитектура и технические требования
Process Portal работает в двух средах. Первая из них - среда ARIS, определяемая программными продуктами ARIS и архитектурой хранилища данных. Она используется для решения задач, посвященных редактированию и публикации документов. Process Portal требует ARIS Toolset 6.2 или ARIS Easy Design 6.2 в качестве базового программного продукта. Вторая из сред - web-приложение на платформе Microsoft, используемое при работе Process Portal. Эта среда используется для доступа пользователей и решения задач, связанных с управлением изменениями. В этой среде используется своя собственная база данных и система доступа к документам и навигации, а также операции управления изменениями. Web-составляющая Process Portal работает под управлением операционной системы MS Windows Server 200x.

На рисунке показана модель организационной структуры торговой компании. Ее изменения будут обсуждаться сотрудниками предприятия и внедряться при помощи ARIS Business Process Management Portal.

Программный продукт ARIS Business Process Management Portal (работает с программными продуктами ARIS Easy Design и ARIS Toolset)

Программный продукт ARIS Business Process Management Portal
(работает с программными продуктами ARIS Easy Design и ARIS Toolset)